Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новое заполнение путевых листов с 15.12.2024 г требования к заполнению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Сколько времени хранить документ
Согласно п.9 Приказа Минтранса России от 15.01.2021 N 9, в состав реквизитов журнала входит, в том числе наименование марки, модели транспортного средства, государственный регистрационный номер транспортного средства поэтому нужно.
Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет.
Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др.
С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.
Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков.
Можно ли ездить без путевого листа
В путевом листе появился новый реквизит – «Сведения о перевозке». В нем отражают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
В путевом листе по новым правилам надо делать отметку в формулировке: «Выпуск на линию разрешен», после чего ее следует заверить подписью с указанием Ф.И.О. должностного лица, которое отвечает за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Кроме этого, с 1 января журнал регистрации путевых листов можно вести не только на бумажном носителе, но и в электронной форме. В последнем случае внесенные в журнал сведения нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как правильно заполнять путевой лист
Путевой лист оформляет транспортная организация, на которую работает шофер. Водитель должен расписаться о приемке и сдаче транспортного средства, сделать записи о поездках. Заполнение осуществляется шариковой ручкой с темным цветом пасты без ошибок и помарок. Корректировки допустимо вносить с помощью корректора.
Работоспособность автомобиля должна быть проверена до начала перевозок и после завершения пути по маршруту. Состояние транспортного средства записывается в путевом листе шофером под личную подпись.
Водители, которые работают с пассажирами, перед тем как отправиться в рейс, проходят медицинский осмотр. Все мероприятия осуществляются до начала работы. Подробный список обязательных реквизитов для легкого автомобиля выглядит следующим образом:
- период действия документа;
- оформитель путевого листа, наименование организации, фамилия, имя и отчество сотрудника;
- данные об автомобиле;
- сведения о водителе;
- информация о типе поездки и варианте перемещения.
Путевой лист: новые правила оформления
В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555; 2020, N 12, ст. 1651) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2019, N 1, ст. 10), приказываю:
1. Утвердить прилагаемые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.
| Министр | Е.И. Дитрих |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 30 октября 2020 г.
С 15 декабря 2024 года вступает в силу новая форма путевых листов, которая становится обязательной для всех транспортных компаний и водителей коммерческого транспорта.
Это означает, что все путевые листы, составленные после указанной даты, должны соответствовать установленному образцу. Любые прежние формы и шаблоны становятся недействительными и не принимаются в качестве официального документа.
Данная мера обязательна для всех типов и видов коммерческого транспорта, включая грузовики, автобусы, такси и другие подобные виды транспорта. Независимо от того, используется ли транспорт для пассажирских или грузовых перевозок, новая форма путевого листа становится юридически обязательной.
Это решение было принято в рамках усиления контроля и принципа прозрачности в транспортной отрасли. Новая форма путевого листа содержит дополнительные поля для заполнения, включая точное время начала и окончания поездки, информацию о пассажирах или грузе, а также дополнительную информацию о водителе и транспортном средстве.
Нарушение требований по использованию новой формы путевого листа может привести к серьезным штрафам и другим санкциям со стороны уполномоченных органов. Поэтому водители и транспортные компании должны быть готовы к внедрению новой формы путевых листов и активно обновлять свои системы учета и отчетности в соответствии с новыми требованиями.
Внедрение новой формы путевых листов с 15 декабря 2024 года имеет ряд преимуществ:
- Цифровой формат — новая форма путевых листов будет представлена в электронном виде, что значительно облегчит и ускорит процесс заполнения и обработки данных.
- Автоматизация — данные, предоставляемые в новой форме путевых листов, могут быть автоматически интегрированы с различными системами учета и контроля.
- Удобство использования — новая форма путевых листов будет иметь удобный и интуитивно понятный интерфейс, что сделает процесс заполнения информации более простым и эффективным.
- Экологичность — переход на электронные путевые листы позволит сэкономить бумажные ресурсы и уменьшить негативное воздействие на окружающую среду.
- Безопасность данных — новая форма путевых листов будет обеспечена современными механизмами шифрования, что гарантирует защиту конфиденциальности и неприкосновенности информации.
Внедрение новой формы путевых листов с 15 декабря 2024 года позволит повысить эффективность и удобство работы с этим документом, а также сократить временные затраты на его заполнение и обработку.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Ответственность за невыполнение требований к путевым листам в 2024 году
Ответственность за невыполнение требований к путевым листам в 2024 году возлагается на две стороны: водителей и организации, которые эксплуатируют транспортные средства.
Водители, отвечающие за ведение путевых листов, обязаны следить за правильным оформлением и актуализацией данных. Они должны своевременно заполнять путевые листы с учетом всех поездок и остановок, а также указывать актуальные маршруты и пройденные километры. Водители, не выполнившие данные требования, будут подвергаться дисциплинарным мерам со стороны организации и могут быть подвержены штрафным санкциям со стороны государственных органов.
Организации, эксплуатирующие транспортные средства, несут ответственность за обеспечение своих водителей правильным оформлением путевых листов. Они должны предоставлять доступ к необходимым инструментам и программным приложениям для автоматического заполнения и хранения данных путевых листов. Организации, не выполнившие данные требования, также могут быть подвержены штрафным санкциям и иметь негативные последствия для своей репутации и деятельности.
Соблюдение требований к путевым листам в 2024 году является ключевым фактором для поддержания прозрачности и контроля над передвижением транспортных средств. Ответственность за их невыполнение строго регламентирована и подразумевает серьезные последствия для нарушителей. Правильное оформление путевых листов является необходимым условием для эффективного управления бизнесом и соблюдения транспортных правил.
Сроки предоставления путевых листов
Новые требования по оформлению путевых листов, вступившие в силу в декабре 2024 года, предусматривают изменения в сроках предоставления данных документов.
Согласно обновленным правилам, путевые листы должны быть подготовлены и предоставлены в течение пяти рабочих дней после завершения поездки. Это означает, что водители теперь должны оперативно заполнять и сдавать путевые листы в установленные сроки.
Отсутствие своевременно заполненных путевых листов может повлечь за собой административные штрафы и проблемы с законодательством.
Для удобства водителей и бухгалтеров, требуется использование электронных систем для ведения и предоставления путевых листов. Это сократит время и упростит процесс заполнения и хранения документов.
Соблюдение сроков предоставления путевых листов — важная обязанность водителей, которая поможет избежать неблагоприятных последствий и обеспечит соблюдение требований законодательства.
Обязательные реквизиты
Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2024 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:
- Наименование документа.
- Номер.
- Срок действия.
- Информация о собственнике ТС.
- Тип и модель авто.
- Регистрационный номер.
- Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
- Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы+минуты).
- Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
- Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
- Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
- Ф.И.О. механика.
Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2024 год.
Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:
- наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
- повышение требований к контролю технического состояния машины;
- упразднение единой формы документа;
- присутствие обязательных реквизитов.
Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.
Требования к подписям
С 2024 года в путевых листах предусмотрены новые требования к подписям. Теперь подписи должны быть выполнены только лично руководителем предприятия или его уполномоченным представителем. Это мера безопасности, которая позволит избежать подделки документов и обеспечить достоверность информации об использовании транспортного средства.
Подпись должна быть сделана от руки и явно читаемой. Также важно, чтобы подпись была выполнена чернилами или другими средствами для письма, которые не могут быть легко стерты или искажены. Подпись можно выполнить как в простой форме, так и в форме печати или штампа с обязательным указанием полного наименования предприятия, его почтового адреса и контактной информации.
Если путевой лист содержит несколько страниц, то требуется, чтобы каждая страница была подписана лично руководителем. Для этого можно использовать табличку с указанием номера страницы и места для подписи. Также необходимо указать дату подписания, чтобы избежать путаницы и сомнений в отношении актуальности документа.
При выполнении подписи необходимо учесть требования к подтверждению подлинности подписи, например, путем прохождения процедуры нотариального заверения. Это особенно важно, если путевой лист будет использоваться в качестве доказательства в суде или взыскании ущерба от нарушителя правил использования транспортного средства.