Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки через МФЦ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Что делать при ликвидации предприятия
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Массовая утрата трудовых книжек
Утрата трудовой книжки является проблемой, которая может затронуть множество работников. Какие существуют способы, чтобы восстановить информацию из утерянных трудовых книжек или получить электронную выписку?
Для получения электронной выписки о трудовой деятельности работником можно воспользоваться специальным видом книжки – электронной трудовой книжкой (ЭТК). Она имеет те же функции, что и обычная бумажная трудовая книжка.
Для получения электронной трудовой книжки можно обратиться в МФЦ или заказать ее через электронную систему «Госуслуг». Сайт «Госуслуг» предоставляет личный кабинет каждому гражданину, где можно получить информацию обо всех своих трудовых книжках и выписках.
Какие еще способы есть для получения выписки из трудовой книжки при ее утере? Можно обратиться в свой последний работодатель с просьбой о предоставлении дубликата книжки или выписки, если они ее ведут в электронном виде.
Если работодатель не хранит трудовую книжку в электронном виде или она утеряна, можно обратиться в бухгалтерию предприятия и попытаться получить копию или выписку из архива.
Если у вас нет возможности обратиться в предыдущие места работы или работодатели не имеют информации об электронной трудовой книжке, то можно заказать копию книжки у Министерства труда и социального развития Российской Федерации или обратиться в Государственную инспекцию труда по месту жительства.
Через МФЦ или Государственную инспекцию труда можно также оформить заявление на формирование электронной выписки из трудовой книжки.
Какой способ выбрать, чтобы получить выписку из трудовой книжки или электронную трудовую книжку? Это зависит от различных факторов, таких как доступность разных организаций, наличие подтверждающих документов и другие индивидуальные обстоятельства.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку при утере ее работником
Предположим, ваша организация выдала работнику трудовую книжку на руки под расписку, а работник ее потерял. Как восстановить потерянную трудовую книжку? С чего начать?
В первую очередь, возьмите с работника заявление об оформлении дубликата трудовой книжки. После этого на обычном бланке трудовой книжки выпишите дубликат. На выдачу такого дубликата работодателю дается 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).
В правом верхнем углу титульного листа нужно написать слово «Дубликат». Сведения о работнике указывайте по состоянию на текущую дату (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69).
Далее необходимо указать сведения о работе:
- у других работодателей на основании подтверждающих документов – копий приказов о приеме на работу и увольнении, справок о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). То есть предварительно работник должен собрать такие документы от предыдущих работодателей. Если же кто-то из работодателей уже ликвидирован, то можно обратиться в архив;
- в вашей организации.
В первой строке раздела «Сведения о работе» в графе 3 указывается общий стаж работы у предыдущих работодателей (суммарно) по данным подтверждающих документов (а не со слов работника). Например, указывается: Общий стаж работы 10 лет 3 месяца 20 дней.
Далее стаж расписывается в хронологическом порядке (делаются записи о работе у каждого работодателя) (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого сделаны записи в дубликате трудовой книжки. Последней вносится запись о работе в вашей организации.
После этого нужно снять копии с принесенных работником документов, заверить их, а оригиналы этих документов вернуть работнику.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
Способы восстановления трудовой книжки
Утеря трудовой книжки прежде всего проблема работника, поэтому даже в случае вины работодателя, работник должен составить заявление о выдаче дубликата. Законодательством иной порядок восстановления документа не предусматривается.
Главной сложностью при восстановлении записей в трудовой является необходимость доказывания трудового стажа, в некоторых случаях доказать наличие трудовой деятельности в какой-то период вовсе невозможно (при ликвидации организации без правопреемников с последующей утерей документов в городском архиве).
Существует несколько способов получения дубликата трудовой:
- Подача заявления работодателю об утере и выдаче дубликата, при чем данное заявление оформляется независимо от того, кто виноват в утрате. Однако восстановлением и сбором необходимых документов для подтверждения стажа занимается виновная сторона. Работодатель обязан выдать трудовую не позднее чем через 15 дней с даты подачи заявления, день обращения в этот срок не учитывается.
- Восстановление через МФЦ или ПФР. В данном случае способ подачи и обработки документов похож: предоставляется определенный пакет документов, подается заявления, однако сроки решения проблемы утери и выдачи дубликата разнятся.
- Обращение в Госархив требуется, если работодатель был ликвидирован и у него не осталось правопреемников, либо найти их не представляется для работника возможным. В архив составляется заявление по каждому месту работы, поэтому срок восстановления документа таким образом может затянуться.
- Восстановление книжки через суд, самый надежный способ восстановления трудового стажа для дубликата трудовой книжки. Однако при всей надежности метода существуют и недостатки – долгое разбирательство, финансовые издержки, которые должен заплатить сам гражданин и необходимость наличия оснований для обращения в суд.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника).
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
Необходимость восстановления трудовой книжки
- Утрата или порча документа: трудовая книжка может быть утрачена в результате пожара, стихийного бедствия, кражи или потери. Также возможна порча документа в результате неправильного хранения или из-за физического воздействия (пример: повреждение водой или огнем).
- Износ или старение документа: трудовая книжка со временем может стать нечитаемой или испортиться из-за воздействия времени, пыли или влаги. В таких случаях также требуется восстановление.
- Неактуальность записей: в некоторых случаях трудовая книжка может содержать ошибки или устаревшие записи, которые требуют корректировки или обновления. Замена такой книжки может быть также необходима при смене фамилии, имени или приобретении гражданство.
В случае необходимости восстановления трудовой книжки, можно обратиться в МФЦ (многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг) или иной орган, уполномоченный на эти процедуры. Процедура восстановления часто требует представления определенных документов и заполнения заявления. Эти требования часто определяются законодательством и могут различаться в зависимости от региона и органа, осуществляющего процедуру.
Процедура восстановления трудовой книжки через МФЦ
Если вам потребуется восстановить трудовую книжку, вы можете обратиться в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Процедура восстановления трудовой книжки через МФЦ следующая:
1. Подготовка необходимых документов. Для восстановления трудовой книжки вам понадобятся следующие документы:
- Заявление на восстановление трудовой книжки;
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Свидетельство о рождении или другой документ, подтверждающий ваше гражданство;
- Документы, подтверждающие изменение личных данных (если таковые имеются).
2. Обращение в МФЦ. Обратитесь в МФЦ, предоставьте все необходимые документы сотруднику МФЦ и заполните соответствующую анкету. Уточните у сотрудника МФЦ адрес и время, когда вы сможете забрать восстановленную трудовую книжку.
3. Оплата государственной пошлины (при необходимости). В некоторых случаях может потребоваться оплата государственной пошлины за восстановление трудовой книжки. Уточните информацию о размере пошлины и способах оплаты у сотрудника МФЦ.
4. Получение восстановленной трудовой книжки. По указанному адресу и в указанное время приходите в МФЦ, предъявите документ, удостоверяющий личность, и получите восстановленную трудовую книжку.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.
Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:
- Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
- Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.
Какие документы потребуются
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.